martes, 20 de septiembre de 2016

¿Cuál es la diferencia entre documentos electrónicos y digitales?



Con frecuencia se emplean estos dos sintagmas indistintamente, pero los documentos electrónicos y digitales encierran algunas diferencias. Distinguirlas es clave para entender mejor el funcionamiento de la gestión documental y el partido que le podemos sacar a través de las nuevas tecnologías de la información (TICs).

En este post te mostraremos qué es un documento electrónico y qué es un documento digital y cómo ha evolucionado la gestión de documentos digitales en la empresa.

Qué es un documento electrónico


Los documentos electrónicos pueden definirse como aquellos contenidos que se encuentran en un soporte electrónico. Para su visualización, es necesario disponer de una pantalla textual, gráfica y/o también dispositivos de vídeo o audio.

Esto no quiere decir que para visualizar un documento electrónico haga siempre falta un ordenador, puede tratarse de información analógica que puede verse mediante el dispositivo que corresponda.

Qué es un documento digital


Los documentos digitales, en cambio, son la representación de un documento, contenido, vídeo, imagen, texto o sonido en un medio digital.

Cuando hablamos de documentos digitales, no es preciso disponer de un soporte físico que los contenga. La información física está codificada en bits. Para leerlos, lo único que hace falta es un dispositivo que lea información en bits. Los bits son inteligibles para la máquina y ésta los representa en un sistema operativo de modo inteligible para el usuario.

¿Cómo almacenar los documentos digitales de nuestra empresa?


Hoy día conocemos las ventajas de almacenar la información en nuestro ordenador a través de documentos digitales. Cada vez hay más aparatos electrónicos que pueden leer este tipo de documentos, por lo que estos vienen a ser multi-soporte. Esto nos proporciona rapidez, control y eficacia en la elaboración y clasificación de documentos.

La multiplicación de documentos digitales, sin embargo, está dejando paso a una nueva forma de gestionarlos. Se trata de los software de gestión documental en la nube, que permite almacenar los contenidos en forma de datos en un programa capaz de clasificar esa información de forma más eficaz.

Al estar en la nube y al introducirse dentro de un software, podemos extraer información relevante de esos datos. Por ejemplo, la fecha en la que entró y la que salió, o por qué departamentos ha pasado ese documento, o si ya se ha enviado al cliente, o si no se ha hecho.

Toda esa información que a veces ha de registrarse manualmente cuando sólo trabajamos con documentos digitales, que enviamos a través de correos electrónicos, pero no llevamos un control exhaustivo y eficaz del mismo.